「大学院進学を考えている理系学部3年生です。国立大学の研究室訪問をしたいのですが、教授への連絡方法、特にメールの書き方が分かりません。電話とメール、どちらが良いのでしょうか？また、メールの文面や、最初に伝えるべき内容についても教えてください。」　多くの大学生が抱える、大学院進学に関する悩みですよね。研究室訪問は進学への大きな一歩。スムーズに教授と連絡を取り、良いスタートを切りたいものです。この記事では、大学院進学を目指す皆さん、そしてご家族の皆さんに向けて、教授への連絡方法やメールのマナーについて、具体的なアドバイスをさせていただきます。

大学院進学の連絡手段、メールと電話どっちが良い？

教授への連絡手段として、メールと電話、どちらが良いか迷いますよね。わかります！どちらもメリット・デメリットがあります。電話は、すぐに意思疎通ができるというメリットがありますが、教授の都合を考えずに電話してしまうと、かえって迷惑になる可能性があります。一方、メールは、相手に都合の良い時間を読んでもらえるというメリットがあります。しかし、伝えたいことがきちんと伝わらない可能性もあります。

結論から言うと、まずはメールで連絡を取り、必要に応じて電話をするのがベストです。　メールでアポイントメントを取り、教授の都合の良い日時を伺うことで、お互いの時間を尊重できます。例えば、私の友人で、事前にメールで連絡を取り、教授の都合の良い日に研究室訪問のアポイントメントを取ることができた人がいます。その結果、スムーズに面談でき、研究内容について深く話を聞くことができました。電話でいきなりアポイントメントを取ろうとすると、教授が忙しい時間帯にかかってしまい、断られる可能性も高くなります。

ただし、メールだけではどうしても伝えきれないニュアンスがある場合や、迅速な回答が必要な場合は、電話も有効です。例えば、研究室訪問の直前に急な変更が生じた場合などは、電話で連絡するのが良いでしょう。しかし、電話をする際には、事前にメールで連絡を取り、教授の都合を確認してからにするのがマナーです。

教授へのメール、どんな内容を書けば失礼にならない？

メールの内容は、簡潔で丁寧な言葉遣いを心がけましょう。自己紹介、研究室訪問の目的、希望日時などを明確に記載することが大切です。　具体的には、以下の項目を盛り込むと良いでしょう。

• 件名： 例：「〇〇大学 〇〇学部 〇〇 〇〇より 研究室訪問のお願い」
• 冒頭： 例：「〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇〇です。貴学の〇〇教授の研究に大変興味があり、ご連絡いたしました。」
• 自己紹介： 学部、専攻、研究テーマ、研究内容に関する簡単な説明などを簡潔に記述します。
• 訪問目的： 研究内容について詳しくお話を伺いたい、研究室の雰囲気を知りたいなど、具体的な目的を明記します。
• 希望日時： 教授の都合を考慮した上で、具体的な希望日時をいくつか提示します。
• 連絡先： 電話番号とメールアドレスを記載します。
• 結び： 丁寧な言葉で締めくくりましょう。例：「お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。」

メールの体裁は、ビジネスシーンと同様、改行や句読点を適切に使用し、読みやすいように心がけましょう。専門用語を多用せず、分かりやすい言葉で書くことも大切です。また、誤字脱字がないか、丁寧に確認してから送信しましょう。例えば、誤字脱字が多いメールは、相手に不誠実な印象を与えてしまう可能性があります。

大学院進学、他に気を付けることはある？

大学院進学を目指す上で、研究室訪問以外にも重要なポイントがあります。それは、自身の研究テーマや将来のキャリアプランを明確に持っていることです。教授は、あなたの能力や熱意だけでなく、研究への姿勢や将来性も評価します。そのため、自分の研究テーマについて深く考え、明確なビジョンを持つことが大切です。また、教授の研究内容を事前にしっかりと調べ、質問を準備しておくことも重要です。準備不足の印象を与えないようにしましょう。

さらに、他大学の大学院受験を経験した先輩や友人からのアドバイスも有効です。　彼らは、受験プロセスや教授との接し方について、具体的なアドバイスをしてくれるでしょう。私の友人で、先輩から教授とのメールのやり取りの例文をもらって、スムーズに連絡を取ることができた人がいます。このように、周囲の人からのサポートを有効活用することも、大学院進学を成功させるための重要な要素です。 就職活動と同様に、大学院進学も準備段階が大切です。計画的に準備を進め、自信を持って進学活動に臨みましょう。

大学院進学は、人生における大きな転換期です。しっかりとした準備と、周囲のサポートを活かし、自信を持って進学活動を進めていきましょう。もし、就職活動と大学院進学を両立することに不安を感じたり、キャリアプランに迷うことがあれば、大学野球支援機構のような組織も参考にしてみてはいかがでしょうか。中小企業への就職支援に特化しており、社会人野球クラブチーム所属や現役選手としての活動に配慮のある企業を紹介してくれる可能性があります。もちろん、大学院進学にも役立つアドバイスをもらえるかもしれません。