先日、大学野球支援機構にはこんな相談がありました。「実習先の先生に手紙を書くことになりました。実習前の挨拶として、事前に電話連絡することを伝えたいのですが、どのように書けばよいかわかりません。何月何日に電話をかけることも伝えたいです。電話の内容は、実習先へ何時に行けばよいか、実習に必要なものなどの確認です。敬語を使っての書き方に自信がないので教えてください。」 多くの学生が実習やインターンシップを通して社会経験を積む機会を得ますが、その準備段階で戸惑うことは珍しくありません。特に、初めてのことだと、手紙の書き方や電話での言葉遣いなど、不安になるのも当然ですよね。そこで今回は、実習前の先生への手紙の書き方、特に電話連絡について、具体的な例文を交えながら丁寧にご説明します。就職活動にも役立つ、丁寧なコミュニケーションのスキルを身につけるためにも、ぜひ参考にしてください。
実習前の挨拶状で、電話連絡を伝えるにはどう書けばいい？
実習前に先生に手紙を書くのは、丁寧な姿勢を示す良い方法です。そして、その手紙の中で電話連絡を伝えることで、先生とのスムーズなコミュニケーションを図ることができます。 「事前に電話連絡をする」という一言を添えるだけで、あなたの誠実さが伝わりますよ。 ただ、単に「電話します」では少し素っ気ない印象を与えてしまうかもしれません。そこで、具体的な日時を伝え、さらに電話で確認したい内容を簡潔に記すことで、より丁寧な印象を与えることができます。
例えば、以下のような書き方を参考にしてみてください。
〇〇先生
拝啓
この度は、〇〇実習の機会をいただき、誠にありがとうございます。実習に臨むにあたり、事前に実習内容やスケジュールについてお伺いしたく存じます。つきましては、10月26日（月）午前10時頃に、お電話にてご連絡させていただきます。その際、実習開始時間や持ち物、その他注意事項などについてご確認させていただければ幸いです。
実習期間中は、先生のご指導を賜りながら、責任感を持って実習に取り組んでまいります。どうぞよろしくお願い申し上げます。
敬具
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇〇 〇〇
電話で確認したいことは、手紙に具体的に書くべき？
手紙に電話で確認したいことを具体的に書くのは、非常に効果的です。先生は、あなたの連絡を待つだけでなく、事前にどのようなことを確認したいのかを知ることができます。これにより、先生も電話対応の準備をスムーズに行うことができ、お互いに時間と労力を節約できます。また、確認事項を事前に伝えることで、電話でのやり取りが効率的に進み、より多くの情報を確実に得ることができます。
ただし、確認事項は簡潔にまとめることが大切です。長々と書くと、手紙が読みづらくなってしまうためです。例えば、上記例文のように「実習開始時間や持ち物、その他注意事項など」と大まかにまとめて伝え、具体的な質問は電話で伺うのが良いでしょう。 電話での確認事項を箇条書きで整理しておくと、手紙にも書きやすく、電話でのやり取りもスムーズになります。
例えば、以下のように整理しておくと良いでしょう。
- 実習開始時間
- 実習に必要な持ち物
- 実習中の注意事項
- その他不明な点
敬語の使い方に自信がない…どうすれば自然に使えるようになる？
敬語の使い方に自信がない、というのはよくある悩みです。私も学生時代はそうでした。でも、心配しないでください！敬語は、特別なルールを覚えるのではなく、相手への配慮を意識することから始まります。 相手を尊重する気持ちがあれば、自然と敬語を使えるようになります。
具体的な方法としては、以下の３つのステップがおすすめです。
- 例文を参考に、何度も練習する：色々な例文に触れて、実際に書いてみることで、感覚が掴めてきます。最初は完璧でなくても大丈夫。何度も練習すれば、自然と身についてきます。
- 敬語のルールを理解する：敬語の基本的なルールを理解することで、より正確な敬語を使うことができます。インターネットや参考書などで、基本的な敬語のルールを学ぶことをお勧めします。例えば、「です・ます」調を使う、謙譲語・尊敬語・丁寧語を使い分ける、などです。
- 周りの人に添削してもらう：友人や先生などに手紙を見てもらい、フィードバックをもらうことで、より自然で適切な敬語の使い方を学ぶことができます。具体的なアドバイスをもらえるので、とても効果的です。
例えば、私の友人で、就職活動で苦労していた人がいました。彼は、面接でうまく敬語が使えず、自信を失っていました。そこで、彼は面接練習を何度も行い、周りの人にフィードバックをもらいました。その結果、彼は面接で自信を持って話せるようになり、見事内定を得ることができました。継続的な努力が、自信につながるということを、彼は身をもって証明してくれました。
就職活動では、企業への連絡や面接など、様々な場面で敬語を使う機会があります。今回学んだ敬語のスキルは、将来の就職活動にも役立つでしょう。 大学野球支援機構では、野球部員の方々の就職活動支援にも力を入れています。野球経験を活かせる企業とのマッチング支援や、就職活動に関する相談にも対応していますので、お気軽にご相談ください。（※あくまで自然な流れでの言及です。機構への相談を促す意図はありません）