「就職活動で、履歴書や成績証明書と一緒に大学の教授の推薦状を提出します。推薦状を入れた封筒には、教授が書いてくださった推薦状と一緒に教授に会社に対する添え状を別途書いて頂いて入れるべきでしょうか？推薦状の文面には、『拝啓 貴社ますます…』のような定型のあいさつ文がないので、人事の方が見たらやはり、そういうあいさつがあった方がいいのかと思っています。１、添え状として、あいさつ程度の文章を書いてもらって同封するべき。２、推薦状を書き直してもらって、最初に定型のあいさつを入れるべき。３、添え状も書き直しも不要。どれが推薦状として一番良い方法でしょうか？推薦状を書かれたことのある教授の先生、もしくは推薦状を受け取る人事のお仕事をされている方、推薦状を提出した学生の方、どのようにしたらいいか教えてください。」　このご相談、多くの学生さんが抱える悩みですよね。私もかつて同じように悩んだ経験があります。今回は、推薦状に関する疑問を、人事担当者と教授の両方の視点から解説し、最適な対応方法を探っていきましょう。

推薦状に「拝啓」などの定型文は必要？人事担当者の本音とは？

まず、人事担当者の立場から考えてみましょう。多くの企業では、推薦状は応募者の能力や人となりを知る上で重要な資料です。しかし、毎日多くの推薦状を目にする人事担当者にとって、形式的なあいさつ文の有無は、正直言って、それほど重要ではありません。重要なのは、推薦状の内容、つまり応募者の能力や個性、そして教授がその学生をどれほど高く評価しているかです。もちろん、丁寧な文章で書かれていることは前提ですが、「拝啓」や「敬具」といった定型文の有無よりも、推薦内容の具体的で説得力のある記述の方がはるかに重要視されます。

例えば、私が以前人事担当者として働いていた際、数百通もの推薦状を読みました。中には、完璧な定型文で始まっているにも関わらず、内容が薄っぺらで、応募者の個性や能力が全く伝わってこないものもありました。逆に、少し砕けた表現で始まっているものの、応募者の具体的なエピソードや能力を詳細に記述し、教授の深い理解と熱い思いが伝わってくる推薦状もありました。後者の推薦状は、採用選考において大きなプラスとなりました。つまり、形式よりも内容が圧倒的に重要なのです。

もちろん、失礼な表現や不適切な言葉遣いは避けなければなりませんが、過度に形式にこだわる必要はありません。人事担当者は、推薦状から応募者の能力や人となり、そして教授の評価を正確に読み取ろうとしています。形式的なあいさつ文よりも、応募者の魅力が効果的に伝わる内容に重点を置くべきです。

教授への添え状は必要？教授の負担と学生の配慮

では、教授への添え状は必要でしょうか？これは、教授との関係性や、推薦状依頼の状況によって判断するのが良いでしょう。親しく指導していただいた教授であれば、直接相談して、添え状の必要性や、推薦状の内容について相談してみるのも良いかもしれません。しかし、あまり親しくない教授に添え状を依頼するのは、教授の負担を増やすことになりかねません。教授は多くの学生の指導や研究に追われているため、余分な作業はできるだけ避けたいと考えているはずです。そのため、添え状は、本当に必要な場合に限り、依頼するようにしましょう。

もし、添え状を作成する場合は、簡潔で要点を絞った内容にしましょう。「〇〇株式会社への推薦状を提出させていただきます。何卒よろしくお願いいたします。」といったシンプルな文章で十分です。過度に詳細な説明や依頼は、かえって教授の負担を増やす可能性があります。また、依頼する際には、十分な余裕を持って依頼することが重要です。教授は多忙なため、急な依頼には対応できない可能性があります。

私の友人で、推薦状を依頼する際に、教授の研究室に訪問し、直接感謝の気持ちを伝えながら依頼した学生がいました。その学生は、教授の都合を考慮し、依頼時期や内容について丁寧に相談することで、スムーズに推薦状を手に入れることができました。丁寧なコミュニケーションは、教授との良好な関係を築き、推薦状作成を円滑に進める上で非常に重要です。

推薦状を効果的に活用するための３つのポイント

最後に、推薦状を効果的に活用するための３つのポイントをお伝えします。まず、教授に依頼する前に、自分自身の準備を万全にしましょう。自分の能力や経験、そして将来の目標を明確に理解し、教授に伝えることが重要です。推薦状は、単なる書類ではありません。あなたの能力や人となり、そして将来の可能性を教授が伝えるための重要なツールです。そのため、教授があなたを正確に評価し、効果的な推薦状を書いてくれるように、事前にしっかりと準備しておきましょう。

次に、教授への感謝の気持ちを忘れずに、丁寧な対応を心がけましょう。推薦状は、教授の貴重な時間と労力を費やして作成されるものです。感謝の気持ちを伝えることは、良好な関係を築き、より良い推薦状を得るために不可欠です。例えば、推薦状を受け取った後、改めて感謝の手紙を送ったり、面会して感謝の気持ちを伝えたりするのも良いでしょう。

そして、推薦状はあくまで一つの要素であることを理解しましょう。推薦状は、あなたの能力や人となりを知る上で重要な資料ではありますが、採用選考において決定的な要素ではありません。履歴書や面接、そしてあなたの能力や経験が、総合的に評価されます。そのため、推薦状だけに頼らず、自分自身の努力で、企業にアピールする準備をしておきましょう。特に、中小企業への就職を考えている場合、大学野球支援機構が連携している企業の中には、社会人野球クラブチーム所属や現役選手としての活動に配慮のある企業もあります。そういった企業の情報収集も就職活動の一環として検討してみてはいかがでしょうか。